社員の「産休」をきっかけに業務を再設計。アウトソース活用でコア業務に集中できる体制へ
ーオンラインアシスタント®︎「フジ子さん」、導入企業事例を公開ー
オンラインアシスタント®「フジ子さん」（https://fujiko-san.com/）を運営するBPOテクノロジー株式会社（本社：東京都中央区、代表取締役社長：山田真也、以下「当社」）は、人材派遣や人材紹介、教育研修事業などを展開するアビリティーセンター株式会社（以下「アビリティーセンター」）における活用事例を公開いたしました。
本事例では、社員のコア業務への集中と定例業務の属人化防止を目的に、「フジ子さん」をどのように活用しているのか、その導入背景と効果をご紹介します。
■導入の背景：「産休」による業務空白と属人化リスク
アビリティーセンターは人材派遣を中核事業に、人材紹介・教育研修・BPO・外国人採用支援など、人と組織の課題解決に取り組む地域密着型の人材サービス企業です。
「フジ子さん」導入のきっかけは、社員の産休取得でした。後任体制の検討を進める中で、社員がよりコア業務に集中できる環境づくりや、業務の属人化防止が課題として挙がりました。そこで、リモートで対応可能な業務を社外へ切り出す方針のもと、「フジ子さん」の導入を決定しました。
■導入の決め手：ツール導入支援から定常業務まで一気通貫
アビリティーセンターでは、経費精算を紙申請・現金精算で運用していましたが、業務効率化を目的に新たな経費精算システムの導入を予定していました。
「フジ子さん」はツール導入支援にも対応しており、システム導入時のサポートから導入後の経費精算チェック業務まで一貫して依頼できる体制を提供しています。
こうした「フジ子さん」ならではの一貫したサポート体制と、契約後も依頼内容を柔軟に変更できる点が導入の決め手となりました。
■現在の依頼内容
現在アビリティーセンターでは、毎月の勤怠チェックや経費精算におけるインボイス要件の確認業務を中心に「フジ子さん」を活用しています。
そのほかにも、エンゲージメントサーベイ結果の整理や人事生産性レポートの資料作成、単発の資料作成・情報収集など、依頼内容は多岐にわたります。
新たな業務を依頼する際は、必要資料と依頼事項をテキストで共有することを基本とし、複雑な内容についてはオンラインで画面共有を行いながら説明を実施。業務内容に応じてコミュニケーション方法を使い分けることで、スムーズな引き継ぎにつなげています。
また、月末の1週間前には契約時間の残数や作業予定を確認する運用を導入。追加業務の依頼やマニュアル作成などに時間を充てることで、契約時間を有効活用できる体制となっています。
■導入効果：時間削減と属人化の解消
経費精算・勤怠チェックは細かな確認が必要で工数のかかる業務でしたが、一次チェックを「フジ子さん」にアウトソースしたことで、時間削減効果が生まれました。最終確認は自社で行うものの、導入前と比較して負荷は顕著に軽減されています。
「ルールが明確な業務は依頼する」という方針の徹底により、社員は新規プロジェクトへの挑戦や時間外対応の削減など、本来注力すべき業務に時間を使えるようになりました。また、「フジ子さん」のチーム制による対応体制も、アビリティーセンターが課題としていた定例業務の属人化防止に寄与しています。
■アビリティーセンター株式会社、仁野氏からのコメント
「「フジ子さん」はレスポンスが早く、社内が忙しくて誰も対応できないときでも、依頼すると翌営業日中には対応してもらえます。オンラインでのコミュニケーションも想像以上にスムーズでした。また、バックオフィス業務には紙文化が残りがちですが、「紙だから依頼できない」ではなく、「社外へ依頼するために業務フローを見直す」という考え方もあります。効率化の実感には一定の時間を要するものの、長期的な視点で取り組むことで大きな効果につながると感じています。」
アビリティーセンター株式会社 会社概要
・本社：愛媛県新居浜市坂井町2-3-17 新居浜テレコムプラザ7F
・代表者：代表取締役社長 三好 輝和
・設立：1986年
・事業内容：人材派遣、人材紹介、外国人採用支援、BPO、企業研修
・URL：https://www.abi.co.jp/
■オンラインアシスタント®「フジ子さん」とは
オンラインアシスタント®「フジ子さん」は、企業の成長に必要なサブ業務・ノンコア業務に対し、必要な時に、メールやチャットなどのオンラインでアシスタントにご依頼いただけるサービスです。
フジ子さんの特長
・月10時間から依頼可能 ：業務量に応じて、毎月柔軟に調整が可能
・最短1か月から契約可能：契約期間の縛りがなく、状況に応じて変更や解約が可能
・幅広い業務に対応：経理・人事・総務からデータ整理・リサーチまで1契約で対応可能
・採用・雇用コストの削減：人件費や教育・設備コストを削減可能
■本件に関するお問合せ先
BPOテクノロジー株式会社 広報担当
電話番号：03-4405-3635
メール：pr@fujiko-san.com